Σε Αυτό Το Άρθρο:

Η οργάνωση των εγγράφων σας όχι μόνο θα κρατάει τα σημαντικά αρχεία σας στο χέρι, αλλά θα τα προστατεύει επίσης εάν αποθηκευτούν σωστά. Κανείς δεν λατρεύει το αίσθημα της περιπλάνησης μέσα από έγγραφα, ρίχνοντας χαρτί, επειδή δεν μπορεί να βρει αυτή τη σημαντική δήλωση. Αφού οργανώσετε και αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας, η εύρεση σημαντικών αρχείων σας είναι γρήγορη και εύκολη.

Πώς να οργανώσετε και να αρχειοθετήσετε έγγραφα: εγγράφων

Οργανώστε και αρχειοθετήστε τα έγγραφά σας.

Βήμα

Υπολογίστε τον αριθμό των φακέλων αρχείων, των συνδετήρων και των διαχωριστικών καρτελών που χρειάζεστε. Αυτό εξαρτάται από τον αριθμό των διαφορετικών κατηγοριών αρχειοθέτησης που έχετε. Είναι καλύτερο να αγοράσετε αυτές τις προμήθειες αφού έχετε δημιουργήσει τις κατηγορίες αρχειοθέτησής σας έτσι ώστε να γνωρίζετε ακριβώς πόσα φακέλους χρειάζεστε.

Βήμα

Ορίστε ένα χώρο δαπέδου ή ένα μεγάλο τραπέζι για να δημιουργήσετε τους σωρούς όλων των εγγράφων σας. Η οργάνωση των εγγράφων σας είναι μια διαδικασία και, ως εκ τούτου, θέλετε να ορίσετε μια περιοχή όπου μπορείτε να κάνετε τους σωρούς των ταξινομημένων εγγράφων σας και να τα αφήσετε ταξινομημένα εκεί εάν δεν τελειώσετε αμέσως. Ανάλογα με το μέγεθος των εγγράφων που έχετε, αυτό μπορεί να σας οδηγήσει σε ένα ολόκληρο Σαββατοκύριακο, ή ακόμη καλύτερα, να περάσετε τουλάχιστον 10 με 30 λεπτά την ημέρα για να οργανώσετε και να αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας.

Βήμα

Οργανώστε τα έγγραφά σας σε σωρούς που χωρίζονται σε κατηγορίες ονομάτων. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί νερού σε ένα σωρό και τραπεζικές δηλώσεις σε ένα άλλο (ξεχωριστά σωρούς για κάθε τράπεζα).

Βήμα

Δημιουργήστε μια λίστα με τις διαφορετικές ονομαστικές κατηγορίες (εταιρίες ή ονόματα εγγράφων) που έχετε μόλις τοποθετήσετε όλα τα έγγραφά σας σε ξεχωριστούς σωρούς. Για παράδειγμα: Τράπεζα της Αμερικής, νομοσχέδιο για το νερό, δάνειο αυτοκινήτου, κρατική ασφάλιση αγροκτήματος, AAA, δάνεια σπουδαστών κ.λπ. Αλφαβητάτε τον κατάλογό σας. Αν όλα τα έγγραφά σας είναι αποθηκευμένα σε αλφαβητική σειρά, θα σας διευκολύνουν να βρείτε τα έγγραφά σας.

Βήμα

Γράψτε τα ονόματα των κατηγοριών σας στην καρτέλα του φακέλου αρχείων ή σε ξεχωριστό χαρτί με καρτέλες που διαχωρίζετε και στη συνέχεια εισάγετε την καρτέλα φάκελο κρέμονται.

Βήμα

Βάλτε όλους τους φακέλους αρχείων σας στην καμπίνα αρχειοθέτησης με αλφαβητική σειρά. Αρχίστε να αφαιρείτε τους σωρούς εγγράφων. Καθώς αρχειοθετείτε τα έγγραφα στα σωστά τους φακέλους, οργανώστε τα έγγραφα με χρονολογική σειρά με τα νεότερα στην κορυφή. Ελέγξτε με κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους όταν πρόκειται να μάθετε πόσο καιρό θα πρέπει να φυλάξετε ορισμένα σημαντικά έγγραφα. Ορισμένα έγγραφα, όπως οι συνεισφορές του IRA, πρέπει να διατηρούνται μόνιμα.

Βήμα

Διατηρήστε αντίγραφα σημαντικών εγγράφων - ή απλώς θέλετε να έχετε τα έγγραφα του έτους στη διάθεσή σας (για παράδειγμα, για φορολογικούς σκοπούς) - κάνοντας τα binders να καταθέσουν αντίγραφα των εγγράφων σας. Ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων που να διαχωρίσετε τα έγγραφά σας σε κατηγορίες, όπως τραπεζικά έγγραφα, λογαριασμούς και επενδύσεις. Μην ξεχάσετε να επισημάνετε τα διαχωριστικά των καρτελών σας έτσι ώστε τα πάντα στο βιβλίο σας να είναι εύκολα προσβάσιμα. Βάλτε μια λίστα με τις κατηγορίες με τις καρτέλες στο μπροστινό μέρος του βιβλίου σας. Μπορείτε επίσης να σαρώσετε όλα τα σημαντικά σας έγγραφα και να κρατήσετε ηλεκτρονικά αντίγραφα ως αντίγραφα ασφαλείας.


Βίντεο: